Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å benytte en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver.

Kommunen har inngått depotavtale med Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA), som er arkivdepot for eldre og avsluttede arkiv fra Åseral kommune. Ordningen innebærer at kommunen fortsatt har eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen reguleres av en egen depotavtale mellom kommunen og Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS.

Arkivforskriften inneholder egne bestemmelser for arkivdepotets ansvar og oppgaver:

Avleveringsbestemmelser for akivdepot

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se:

Avlevering av personregistre