Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Arkivrutinene skal fortrinnsvis være like for hele Åseral kommune. De viktigste retningslinjene for den kommunale arkivtjenesten er disse:

- Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens elektroniske sak-/arkivsystem og arkiveres i det fysiske arkivet. Dersom det eksisterer fagsystemer innen skolen som tilfredstiller arkivforskriftens krav til journalføring og/eller elektronisk lagring av saksdokumenter, kan disse brukes etter avtale med kommunens arkivleder. Der det ikke finnes tilknytning til elektroniske systemer skal man føre manuell postjournal.

- Materiale som ikke er arkivverdig, men som inneholder viktig informasjon, skal ikke i arkivet, men plasseres i f.eks. kontorbiblioteket. De ansattes personlige arbeidsnotater er deres eget ansvar og skal heller ikke i arkivet.

- Saksarkivene skal være ordnet etter samme versjon av kommunens arkivnøkkel (K-kodene) i hele kommunen.

- Med mindre enheten har fullelektronisk arkiv skal den føre kopibok.

- Arkivet skal på en trygg måte ta vare på rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Kassasjon skal bare gjennomføres etter regler som er godkjent av Riksarkivaren.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir bevart. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i Ephorte eller riktig fagsystem. Saksbehandlerne skal derfor:

• Selv importere e-post i Ephorte dersom den inngår i saksbehandlingen. Se rutine for Ephorte.
• Ha ansvaret for at papirbasert sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for journalføring og skanning.
• Ha ansvaret for at all sakspost blir skrevet i Ephorte eller riktig fagsystem. Fagsystem: Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal kopi av utgående brev og interne notater sendes til arkivtjenesten for arkivlegging. Disse reglene gjelder også faks og e-post.
• All saksbehandling skal skje i Ephorte, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler registrerer selv utgående brev, registrering i Ephorte kvalitetssikres av arkivtjenesten.

• Fagsystem: Saksmapper som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, notater o.l.
• Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.